Vault 2012 en E-mail
“Waar sla ik emails op die product of project gerelateerd zijn?” Een vraag die wij veel horen bij onze klanten. Iedereen heeft een persoonlijke mailbox en een persoonlijk archief. Maar hoe houd je de projectinformatie bij elkaar? Mails die voor meerdere personen bedoeld zijn, verspreiden zich als een virus door de organisatie door iedereen in de CC op te nemen. De relatie met het projectdossier is er niet.
We zien bij bedrijven dat er gebruik wordt gemaakt van public folders in Outlook waardoor persoonlijke berichten voor meerdere mensen inzichtelijk gemaakt wordt. Een stap in de goede richting vind ik. Maar de relatie met het projectdossier ontbreekt nog steeds. Immers de projectdocumenten staan elders, in sommige gevallen nog op een fileserver maar meestal in een document beheer omgeving.
Veel van onze klanten gebruiken de Autodesk Vault familie voor het beheren van documenten en samenwerken met collega’s. De Autodesk Vault beheert alle technische documenten; van tekeningen (2D/3D) tot Microsoft Office documenten. Met de komst van de Vault familie 2012 wordt een oplossing geboden voor het email probleem: een integratie met Outlook!
Gebruikers kunnen op meerdere manieren de berichten, met of zonder bijlagen, in Vault opslaan. Of het nu per bericht is of meerdere berichten tegelijk, de berichten kunnen eenvoudig weg naar de juiste folder in Vault gesleept worden. Maar het kan ook anders; vele klanten gebruiken zogenaamde “rules” op de email. email afkomstig van bepaalde afzenders of met speciale kenmerken worden automatisch in subfolders geplaatst. Deze specifieke folders kunnen gekoppeld worden aan de Vault.
De gebruiker doet eenmaal de instelling en vanaf dat moment komen de emails in de Vault terecht op de juiste plek, bijvoorbeeld in een projectfolder. Op die manier is de gebruiker en de organisatie in staat om de juiste informatie op de juiste plek, voor de juiste mensen beschikbaar te stellen.
Bijkomend voordeel is dat de berichten ook in de Vault met een preview te bekijken zijn. Uiteraard is dit rechten afhankelijk.
Aan ander voordeel heeft te maken met het beheer. Iedere gebruiker kan een archief opbouwen in zogenaamde .PST bestanden. Deze archieven kunnen enorm groeien. Deze bestanden worden in de meeste gevallen iedere dag opgenomen in de backup. In veel gevallen staan exact dezelfde berichten ook bij de collega’s opgeslagen wat betekent dat 1 email bericht soms wel 5x in de backup voorkomt…….overbodig vinden wij.
Met de komst van Vault 2012 zijn bedrijven in staat projectdossiers op te slaan. Alle documenten en correspondentie worden bij elkaar opgeslagen in 1 systeem. In mijn ogen is dit een zeer belangrijke verbetering die veel tijd kan besparen, onnodige emails terug kan dringen en een positieve invloed hebben aan het beheeraspect.
Wil je weten wat dit specifiek voor jouw organisatie kan betekenen? Laat het me weten.
Gerelateerde artikelen:
[...] Vault 2012 en E-mail [...]