Project e-mail opslaan
Geplaatst door Rob Oud op 17 februari 2012 Geen reacties
In mei 2011 hebben we al geschreven over het beheren van e-mails, waarin we duidelijk hebben gemaakt wat de moeilijkheden zijn die mensen ervaren bij het beheren van project gerelateerde e-mails.
Omdat een plaatje nu eenmaal meer zegt dan 1.000 woorden, hierbij een film van het eenvoudig beheren van e-mails. In het filmpje is goed te zien hoe een opdracht van de opdrachtgever, eenvoudig naar het project archief gesleept word in Outlook. Het bericht is daarmee direct gearchiveerd en kan door het hele team gebruikt worden.
De bijlage die in het bericht aanwezig was, is direct uit het bericht gehaald en staat “los” in de structuur. Daarbij word de relatie tussen bericht, met alle bijbehorende kenmerken, en bijlage wel vastgelegd. Hierdoor is altijd zichtbaar wanneer betreffende bijlage is binnengekomen en wie die heeft verstuurd. en dat zonder extra werk.
De e-mail blijft bestaan in de Outlook omgeving. Binnen de Outlook omgeving stelt de gebruiker, de eigenaar, in hou hij/zij met deze informatie om wilt gaan. Mag het bericht weg na twee weken, instellen van de (auto-archive) regel op de folder. Direct weggooien: instellen van regel met de “rule-wizard”. Kortom, je houdt de Outlook mogelijkheden beschikbaar om je e-mail afhandeling persoonlijk vorm te geven.
Mochten er naar aanleiding van deze film vragen zijn, dan hoor ik dat graag. Je mag de vraag op de discussie pagina zetten, dan beantwoord ik deze.
Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf de Vault Workgroup versie.
